Estoy aprovechando este inicio de curso para hacer algo de limpieza general. Eso de abrir armarios, sacar carpetas, ver lo que tienen y lo que no, tirar lo que sobra… �qu� cantidad de papelotes! Y es que somos m�quinas de almacenar papeles. Una suerte de s�ndrome de Di�genes aplicado al mundo consultoril.
La cosa empieza con las propuestas. Documentaci�n que se busca, hojas de tomas de datos procedentes de varias reuniones, distintas versiones de las propuestas. Una vez iniciado los proyectos, m�s: informaci�n que te da el cliente (generalmente por toneladas y de utilidad dudosa, pero se guardan), papeles de trabajo propios, documentos intermedios, actas de reuniones, m�s documentos intermedios, correcciones, documentos finales, etc.
En la vor�gine del proyecto solemos pensar: “de momento, lo guardo no siendo que lo vaya a utilizar m�s tarde” o, simplemente, “no tengo tiempo de ordenar, ya ordenar� cuando acabemos”. Pero claro, “cuando acabemos” estamos empezando otra cosa, as� que vuelta la burra al trigo. Al final, se cogen todos los papeles y se guardan indiscriminadamente en un armario. As�, hasta que te pones a hacer la limpieza general, momento en el que te encuentras que te cuesta reconocer muchos de los papeles que has guardado (”�esto qu� era?”), como para pensar en su utilidad.
Yo soy bastante dado a tirar cosas, a veces incluso demasiado. Pero hay otros que…
Recuerdo un momento grandioso al respecto. En una de nuestras mudanzas corporativas, el socio empez� a ver con horror c�mo las cajas se acumulaban y se acumulaban. As� que nos llam� a varios y dijo “venga, a ir abriendo cajas y a tirar lo que no valga”. A una gerente, los ojos se le salieron de las �rbitas: “No, no, si todo esto es de los proyectos”. “�Pero de qu� proyectos?” “Pues del que hicimos hace seis a�os, �te acuerdas?”�Pero… te vale para algo todo esto?”. “Hombre, s�, claro, imagina que un d�a nos piden…”. “Pero vamos a ver, �cu�ntas veces has mirado este papel en los �ltimos cinco a�os?” “Ya, ya, pero jo, es que…” “Nada, a tomar por…”.
Y as�, uno tras otro, fuimos destrozando documentos y carpetas. Fue una org�a de la destrucci�n. Mientras, la gerente segu�a musitando desde un rinc�n con la mirada perdida “pero es que igual nos sirven…”. L�gicamente, nadie ha echado nunca de menos aquellos papeles. La futilidad, que dicen otros.
Y pensar que, a�os despu�s, el fuego hubiese hecho el trabajo por nosotros…
PD.- Ah, y que conste que ahora usamos un sistema de gesti�n documental, que si no… ��anda que no est� lejos la “paperless office”!!
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�Como la vida misma!.
Para mi que lo que nos motiva a guardar los papeles debe entrar en el �mbito de lo emocional (en realidad estamos guardando recuerdos) o de los instintos (a lo mejor tenemos instinto de guardar para poder pasar el invierno o �pocas de vasa flacas), porque aunque no parece un comportamiento muy l�gico, el h�bito de guardar demasiadas cosas est� muy extendido y es cas� imposible de erradicar.
Yo, las reuniones y dem�s la informatizo. M�s que nada porque luego realizar una b�squeda de alg�n dato en particular es mucho m�s sencillo. Usando una herramienta como Desktop Search te ahorras mucho tiempo.
Perd�n por el enlace vac�o de Desktop Search, lo he puesto con html pero no lo ha debido coger, si a alguien le interesa, puede descargarlo http://desktop.google.es/?hl=es
Yo he pasado a tener casi toda la documentaci�n en formato electr�nico. Pero �a solucionado esto algo? No, he pasado de archivar toneladas y toneladas de papeles a montones y montones de CD.
El problema suele ser siempre el mismo, no hay tiempo para realizar un archivado correcto. Segun sales de un proyecto (o incluso sin salir) te han asignado uno nuevo.
En este momento tengo a mi espalda tres armarios llenos de papeles. Todos corresponden al mismo proyecto, del mismo cliente. Y no est� archivado todo. En alguna mudanza hemos tenido que tirar cosas para evitarnos broncas con el departamento de log�stica.
Pero a ver quien tira algo; el d�a menos pensado el cliente pide algo de hace tres o cuatro a�os y hay que bucear hasta encontrar la respuesta que, por supuesto, s�lo est� en papel. Ya me ha pasado alguna vez.
Bueno, yo aplico el viejo sistema que me ense�� un veterano: 1. Si han pasado m�s de seis meses, no era para tanto, b�rralo. 2. Si alguien del entorno puede tener copia, que lo almacene �l. 3. �Seguro que no hay ya un sistema de archivo que admita m�s informaci�n en menos espacio? Recopia (De diskette a CD, y de CD a DVD) 4. Si est� en papel, y el papel est� amarillo, incinera…
Y as� va todo. Los sistemas electr�nicos han servido para una cosa, eso seguro: cada vez guardamos m�s informaci�n. Cuando pienso en los manuales, repositorios, art�culos de peri�dico, correos y presentaciones que tengo por ah�, me parto, podr�a emplear una vida en releer. Los sistemas de KM, bueno, seguro que hay por ah� alguno buen�simo…
Yo hay dos comportamientos que veo incoherentes con la man�a de guardar:
a) Cuando nos piden algo, nos resulta casi imposible de encontrar porque no est� ordenado (solo tenemos un vago recuerdo de “eso debe estar por…”)
b) Cuando nos piden algo, nos lanzamos a buscar antes al exterior (m�s ahora, con Google y amigos) que en nuestras “reservas”.
Pues vuelves a tener raz�n.
Hasta hace poco encontrar informaci�n era dif�cil, por eso la informaci�n era un bien valioso que aprendiamos a acaparar.
Esto ha cambiado y a menudo tenemos a nuestra disposici�n m�s informaci�n de la que podemos incluso ojear. Adem�s es m�s r�pido buscarla en Google que en el archivo.
Lo hemos aprendido y por eso la buscamos en el exterior. Sin embargo lo dif�cil es desaprender, y por eso somos incoherentes y seguimos archivando papelotes.